Tiết lộ các vấn đề thường gặp trong việc lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001

Thảo luận trong 'Quảng cáo tổng hợp'

  1. namihate

    namihate Member

    Bài viết:
    146
    Đã được thích:
    0
    Với những lợi ích quan trọng của hồ sơ, doanh nghiệp cần có phương pháp quản lý hữu hiệu những hồ sơ này, theo yêu cầu của ISO 9001 việc quản lý hồ sơ sẽ thực hiện kiểm soát theo các khía cạnh: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ.

    1. Định nghĩa tài liệu và hồ sơ

    [​IMG]

    Trước khi đi vào tìm hiểu cách sắp xếp giấy tờ, hồ sơ theo ISO 9001, điều đầu tiên cần làm là hiểu nó là gì:

    Tài liệu là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin nhằm quy định hoặc hướng dẫn thực hiện các hoạt động, các quá trình thuộc hệ thống chất lượng.
    • Tài liệu nội bộ: Là tài liệu do doanh nghiệp, cơ quan tổ chức tự soạn thảo và ban hành.
    • Tài liệu bên ngoài: Là các tài liệu có nguồn gốc từ ban ngoài, do các tổ chức bên ngoài ban hành và có hiệu lực áp dụng tại cơ quan, doanh nghiệp.
    • Tài liệu kiểm soát: Tài liệu có hiệu lực áp dụng cho các hoạt động của công ty và được công ty đóng dấu thông qua.
    • Tài liệu không kiểm soát: Tài liệu không có hiệu lực cho các hoạt động tại doanh nghiệp, chỉ sử dụng nhằm mục đích tham khảo
    Hồ sơ: Là các dạng văn bản chứa đựng các thông tin ghi chép lại các kết quả thực hiện trong quá trình thực hiện công việc nhằm cung cấp các bằng chứng khách quan về việc thực hiện các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng.

    >> Xem thêm quy trình áp dụng bộ tiêu chuẩn ISO 9001 trong doanh nghiệp hiệu quả.

    2. Vai trò của việc lưu trữ hồ sơ

    [​IMG]
    Việc quản lý và lưu trữ hồ sơ là công việc hết sức cần thiết với bất kì doanh nghiệp, cơ sở kinh doanh nào. Vì sao công việc này lại quan trọng đến như vậy? Để giải đáp câu hỏi trên, chúng ta cần nhìn lại các vai trò của công việc này, đó là:
    • Ghi chép, lưu trữ bằng chứng, chứng từ liên quan những gì đã làm, đã diễn ra
    • Tổng hợp dữ liệu làm báo cáo, thống kê
    • Cung cấp chứng từ khi có yêu từ khách hàng, các tổ chức liên quan
    Giúp doanh nghiệp xây dựng, lưu trữ cơ sở dữ liệu, những lỗi sai đã gặp phải trong thời gian hoạt động làm tài liệu đào tạo nhân sự mới.

    >> Tìm hiểu thêm quản lý quá trình là gì? Tại sao cần quản lý quá trình để áp dụng vào doanh nghiệp: https://lavan.com.vn/quan-ly-qua-trinh/

    3. Thực hiện lưu trữ, kiểm soát hồ sơ

    Việc sắp xếp và lưu trữ các hồ sơ có quy định trách nhiệm trách nhiệm và phương pháp thống nhất trong việc ban hành, soạn thảo, phân phối và cập nhật sử dụng, kiểm tra bảo mật các tài liệu thông tin. Theo yêu cầu của ISO 9001, việc quản lý và lưu trữ hồ sơ sẽ được kiểm soát theo những khía cạnh như: nhận biết, bảo quản, bảo vệ, sử dụng, xác định thời gian lưu trữ và phương pháp huỷ hồ sơ.

    Về vấn đề nhận biết:

    Nhận biết bao gồm quy định ký mã hiệu của biểu mẫu nhằm làm cơ sở truy cập nguồn gốc biểu mẫu, số biểu mẫu hỗ trợ quá trình truy xuất hồ sơ nhanh chóng và đúng hồ sơ cần truy xuất. Mỗi phòng ban cần có “Danh mục loại hồ sơ” để nắm rõ bộ phận mình sẽ lưu bao nhiêu loại hồ sơ, đối với mỗi loại hồ sơ, bộ phận cần thiết lập list để truy xuất cho từng hồ sơ.

    Về vấn đề lưu trữ:

    Các hồ sơ có thể được lưu trữ qua các file hoặc giấy với bìa cứng bán sẵn trên thị trường để lưu trữ và phân loại đã định về thời gian, khách hàng, loại hồ sơ. Ngoài ra nếu lưu file tại tiêu đề file cần ghi rõ tên tài liệu và có thể sử dụng màu sắc khác nhau để phân biệt các loại với nhau. Đối với các hồ sơ mang tính đặc thù cần lưu trữ số lượng lớn, doanh nghiệp có thể nhờ các dịch vụ lưu trữ tại kho lạnh.

    Về vấn đề bảo vệ:

    Việc bảo vệ để tránh tình trạng mất, hư hỏng hồ sơ. Tùy theo đặc điểm, độ quan trọng của từng loại hồ sơ dữ liệu mà doanh nghiệp đưa ra và thực hiện các biện pháp bảo vệ khác nhau.

    Xác định thời gian lưu trữ

    Tùy theo từng loại hồ sơ, yêu cầu của khách hàng và các luật định liên quan, các loại hồ sơ riêng sẽ có thời gian lưu trữ khác nhau. Tuy nhiên thời gian này sẽ không ngắn hơn 1 năm để đảm bảo hoạt động đánh giá nội bộ, đánh giá chứng nhận định kỳ. Riêng với chứng nhận ISO có những lĩnh vực yêu cầu tối thiểu 3 năm.

    Phương pháp huỷ hồ sơ

    Để tránh tình trạng hồ sơ, tài liệu quá tải, hồ sơ khi hết hạn sẽ được hủy bỏ. Tùy theo mức độ quan trọng và bảo mật của hồ sơ để xác định phương pháp hủy. Đối với hồ sơ quan trọng phải lập hội đồng và phương pháp huỷ có thể là đốt, sử dụng máy cắt giấy, đối với những hồ sơ thông thường có thể gạch đi để sử dụng hoặc bán.

    >> Nếu bạn muốn có hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả và tối ưu hãy truy cập ngay https://lavan.com.vn để được tư vấn miễn phí.
    :
    Last edited: 2/8/20
    Đang tải...
  2. dangnguyenkd12

    dangnguyenkd12 Member

    Bài viết:
    184
    Đã được thích:
    0
    Sau mùa đại dịch vừa rồi, bạn dự định làm sổ quà tặng cho công ty ? Và bạn đang băn khoăn không biết nên chọn sản phẩm, mẫu mã sổ như nào cho phù hợp với chương trình bên bạn? Hãy đến với chúng tôi - In Đăng Nguyên. Với đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt tình, nhiều năm kinh nghiệm. Chúng tôi sẽ tư vấn và lựa chọn cho bạn sản phẩm sổ da đẹp nhất, phù hợp nhất, khiến bạn ưng ý nhất.

    Với việc sở hữu rất nhiều mẫu thiết kế từ các đơn hàng lớn của các doanh nghiệp, công ty thì In Đăng Nguyên chúng tôi đã rút ra một số mẫu cơ bản để quý khách hàng có thể tham khảo và chắt lọc:

    +Sổ da gáy còng:


    [​IMG]
    Sổ da gáy còng gài có kẹp file

    + Sổ gáy xoắn, sổ khóa, sổ giấy note, sổ lịch.


    [​IMG]
    Sổ kéo khóa tiện ích

    [​IMG]
    Sổ da kèm lịch ghi chú thích

    + Sổ kẹp file.

    [​IMG]
    Sổ da kẹp file thuận tiện cho doanh nghiệp



    + Sổ tay nhân viên, sổ quà tặng khách hàng, đối tác.

    [​IMG]
    Sổ da với thiết kế tinh tế để làm quà tặng

    + Sổ menu nhà hàng.

    [​IMG]
    Menu nhà hàng cao cấp
    + Sổ đựng namecard.

    [​IMG]
    Sổ đựng namecard cho doanh nghiệp
    + Sổ đựng iphone, ipad.....

    [​IMG]
    Sổ da đựng di động tiện ích kèm sạc đa năng

    Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực đồ da quà tặng. In Đăng Nguyên là công ty cung cấp sổ da cho các ngân hàng, công ty bảo hiểm, dầu khí, xây dựng và quà tặng, truyền thông….trên cả nước vì thế chúng tôi luôn đứng đầu về sản phẩm da vì sự chất lượng, thực hiện hóa được cơ hội quảng bá thương hiệu cho các doanh nghiệp đến tới tay người tiêu dùng. Chúng tôi có phòng trưng bày với hàng nghìn mẫu sổ cho khách hàng tham khảo. Nếu khách hàng chưa tìm được mẫu ưng ý thì chúng tôi sẽ tư vấn cho khách hàng sản phẩm da tùy đối tượng khách hàng hướng tới.


    Quý khách hàng có nhu cầu tư vấn và làm sổ vui lòng liên hệ:

    IN ĐĂNG NGUYÊN
    Hotline : 0914 006 627 (Mrs. Mai) – Email : indangnguyen@gmail.com
    Địa chỉ : LK9- số 36 – Tổng Cục V, Yên Xá, Tân Triều, Thanh Trì, Hà Nội
    Tại tphcm : 53 Hoàng Bật Đạt, Phường 15, Quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh
    Nguồn : https://dangnguyencompany.blogspot.com/2020/07/xuong-san-xuat-so-da-uy-tin-chat-luong.html

Chia sẻ trang này